お客様に請求書の金額など記入事項の誤りを指摘されたことはないでしょうか。
お金に関する間違いはデリケートな問題です。
ビジネスでは信用にかかわるため、絶対に間違いがあってはなりません。
とはいっても、絶対というのは難しくてどれほどよく確認しても、
完璧と思われるチェック体制を構築したとしても、
間違いが起こる可能性はあります。
万が一、お客様から請求書のミスに関する指摘を受けた場合には、
迅速かつ丁寧な対応が基本です。
本記事では、請求書の誤りに関するお詫びメールの書き方や、
文例についてご紹介します。
請求ミスのお詫びメールの書き方・マナー
お詫びのメールは、相手の怒りを沈め関係を改善するためのものです。
ミスが発生した場合は迅速に事実関係を調べ、
こちらに落ち度があった場合は、
素直に非を認めて謝罪し、今後の対応策を説明しましょう。
以下に、請求ミスのお詫びメールを書くときに心がけておきたいマナーや、
書き方についてお伝えします。
①請求書の金額ミスを確認する
お客様から請求書の誤りを指摘された場合、まず何をするべきなのか。
お詫びをする前に、お客様が指摘する内容が正しいのかどうか、
請求書に誤りがあるのかどうかを確認するのが先決です。
お客様がミスを指摘しているからといって、必ずしも間違いがあるとは限りません。
請求書の内容をよく確認し、本当に誤りがあるのかどうかを確認しましょう。
②金額ミスが確認でき次第迅速にお詫びする
請求書が間違っていた場合は、謝罪をしなければなりません。
対応が後手に回ってしまうと、さらに印象が悪くなる可能性大です。
請求書の誤りが見つかった場合は速やかに謝罪の意を述べ、
今後の対応について示すことが重要です。
③今後の対応を明記する
お金の問題はだれしもシビアなものです。
特に請求額の相違などの場合は、相手に不信感を持たれてしまいます。
お詫びの言葉はもちろん大切ですが、事後処理に関しても、
いつどのように対応するのか明確に記載しましょう。
この事後処理についても、スピードと丁寧さが大事なのは言うまでもありません。
しかし、焦って対応してしまうと、さらに間違いを重ねる危険があります。
請求書の間違いは重大な問題であることを肝に銘じて、
ダブルチェックを行うなどの正確な対応が必要です
同様のミスを繰り返さないための方策を考えることが大事です。
今後の対応策を明記することで、より一層誠意が伝わります。
同様のミスが発生しないための改善策を伝えることは、
メッセージに深みを持たせ、お客様の安心感を少しでも持たせることになります。
金額間違いのお詫びメール例①
株式会社◯◯◯
経理部 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の富士 太郎で御座います。
2月20日、当社より御社に送付致しました、
請求書(請求No.12345)につきまして、
請求金額に誤りがあることが発覚いたしました。
多大なご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。
このたびは、誠に申し訳ございませんでした。
つきましては、
請求金額を以下のとおり訂正させて頂きたくご連絡致します。
誤)32,110,000 –
正)32,105,000 –
改めまして、請求書を御社に送付させて頂きました。
つきましては、大変お手数をお掛け致しますが、
お手元の請求書を破棄していただきますようお願い申し上げます。
今後、再びこのようなミスが起きないよう、
細心の注意を払い再発防止に努めてまいりますので
何卒、ご容赦いただければ幸いで御座います。
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
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以下、ビジネスメール署名部分
金額間違いのお詫びメール例②
○○株式会社
経理部 ○○様
平素より格別のお引き立て頂き誠にありがとうございます。
○○株式会社の高橋で御座います。
この度は○月分の金額を間違えて請求してしまい、
深くお詫び申し上げます。
弊社で確認いたしましたところ、
経理ミスであることが判明いたしました。
今後、このような間違いのないよう、チェック態勢の更なる強化をおこない、
ミスが起こることのないよう万全を期して参りますので、
何卒、ご容赦いただければ幸いで御座います。
本日付で、訂正いたしました○月分の請求書を
郵送させていただきました。
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
また、誤りの請求書につきましては、
大変お手数をお掛け致しますが破棄していただきますよう、
重ねてお願い申し上げます。
メールにて大変失礼とは存じましたが、
取り急ぎ、お詫びかたがた請求書送付のご案内まで申し上げます。
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以下、ビジネスメール署名部分
