【新入社員必見】電話応対のコツとすぐに使える10の基本フレーズ

新入社員の方は電話応対に苦手意識を持っている方が多いようです。

電話対応が良い会社は、相手に与える印象が良いので、
対外的な評価を高める効果があります。

日々の必要な接客対応の仕事になるので、
最初にきちんと身に付けておけば、
会社で働き続けるためにも役立ちます。

本記事ではビジネスマナーの基本である、
電話対応のコツをご紹介致します。

事前準備で電話応対をスムーズに

①筆記用具やメモ帳の準備

電話応対した内容は、
必ずメモを取らなければいけないので、
筆記用具やメモ帳を準備しておきしょう。

常に電話のそばに置いて、電話がかかってきたら、
すぐ筆記用具を手に持ち、
会話の内容を書き始められるようにします。

メモ帳もいろんなタイプの商品がありますが、
付箋タイプのメモ帳は記入したメモ用紙を、
用件がかかってきた人の机の上に貼っておけるので、
使い勝手がよく便利です。

ボールペンは黒色と赤色の２色が、１本になっているタイプが良いです。

大事な点は赤色で記入でき、
大切なことをきちんと伝えることができるためです。

②他の担当者に繋ぐ準備

かかってきた電話を、他の担当者に取り繋ぐ場合は、
電話の転送先ボタンを押して、
担当者に代わってもらいましょう。

内線番号の一覧は、
会社ごとに電話に貼り付けてあったりするので、
よく確認して間違えないように転送します。

担当者の席が近い場合は、
内線○番を取って頂けますか、
など直接口答で伝えて代わってもらいます。

電話応対の基本的なマナー

①2コール又は、3コール以内に出る

電話をかけても相手がなかなか電話口に出てくれないと、
イライラしませんか？

電話がかかってきたら、相手を待たせないように、
2コールか3コールで出るようにします。

短いコールで電話に出ることができれば、
相手に不快な印象を与えないですみますし、
むしろ、好印象に思われることもあります。

ですが、気をつけていても、かかってきた電話が重なり、
どうしても待たせてしまう場合もあります。

そのような場合は、
「大変お待たせして、申し訳ありません。」

と、一言謝罪の言葉を添えて下さい。

この一言で全く印象が変わってきます。

②声のトーンや話し方、話すスピードは？

声のトーンは会社の印象を左右します。
明るくはっきり聞こえる声で、話すようにしましょう。

話し方は敬語を使用ます。

そして、相手が言っている内容を、
きちんと理解している聞き上手な姿勢で、
会話を交わしましょう。

会話のスピードも速すぎると、
何を言っているのか聞き取りにくくなってしまうので、
速すぎず遅すぎずの、
ちょうどいいテンポで話すようにします。

ですがどうしても聞き取りにくい言葉もあるので、
そのような言葉に対してはゆっくり話してみるなどすると良いです。

③担当者が不在の場合や折り返し電話をする場合

担当者が不在の場合、
必ずこちらから折り返し電話をかけると、
先方にきちんと伝えておきましょう。

担当者が何時頃に会社に帰ってくるのか、
予定が分かっているのであれば、
何時頃に帰ってくる予定になっていますので、
その時間帯にお電話致しますなど伝えておくと、
電話をかけてきた人も待つことが苦にならないので、
与える印象も良くなります。

1日帰ってこない場合などは、
本日は出張で不在にしていますので、
明日になりますなど、
伝えるのが遅くなると伝えておくと良いでしょう。

電話応対でよく使われる10のフレーズ

まとめ

電話対応は初めの頃は、
誰でも上手くできないものです。

焦らずにビジネスマナーを意識して、
明るい聞き取れる言葉で会話することを意識していけば、
いつの間にか上達します。

そして、慣れてくると、
相手の立場に立って用件を伝えたりできるようになります。